Transporte: Es necesario asegurarse de que los participantes puedan llegar al congreso sin problemas. Coordinamos los traslados desde y hacia el aeropuerto, estaciones de tren o autobús, así como el transporte local durante el congreso. También nos aseguramos de que el transporte esté adaptado para personas con discapacidad.
Alojamiento: Es importante asegurarse de que los participantes tengan alojamiento cómodo y adecuado durante el congreso. Nos encargamos de las reserva de habitaciones en hoteles cercanos al lugar del congreso y comprobamos que las instalaciones satisfagan las necesidades de los participantes.
Restauración: También hay que estar especialmente atentos a que los participantes tengan opciones de comida y bebida adecuadas durante el congreso. Esto conlleva la preparación de cafés, comidas y refrigerios, así como asegurarnos de que las opciones de alimentos y bebidas sean variadas y satisfagan las necesidades dietéticas de los participantes.
Preparación de la sede: Es necesario preparar la sede del congreso para que esté lista para recibir a los participantes. Nuestro equipo se asegurará de que las instalaciones estén limpias y ordenadas, que haya suficiente iluminación, que las temperaturas sean adecuadas, entre otros aspectos.
Señalización y rotulación: Es importante asegurarse de que los participantes puedan encontrar fácilmente las salas, stands y otros lugares del congreso. Desde grx workshop coordinamos la colocación de señalización y rotulación clara y concisa.
Equipos audiovisuales: Nos aseguramos de que los equipos audiovisuales necesarios estén disponibles y en buen estado de funcionamiento. Esto incluye proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, entre otros.
Personal técnico: Es importante contar con personal técnico experimentado para asegurarse de que los equipos audiovisuales funcionen correctamente y solucionar cualquier problema que pueda surgir.
Azafatas: Consideramos necesario contar con un buen equipo de azafatas que puedan ayudar a los participantes con cualquier necesidad que puedan tener, como encontrar su camino en el congreso, responder preguntas, entre otros.
Intérpretes: Si el congreso tiene participantes que hablan diferentes idiomas, hay que contar con intérpretes que nos aseguren que todos los participantes puedan entender lo que se está discutiendo.
